Стоит форум IPB 2.1.7 и Portal System 2.3.2 by bfarber.

1. В этом портале устроено так, что при создании какой-либо темы первое сообщение оной автоматически добавляется на главную страничку. Можно ли как-нибудь добавлять новости на сайте, не создавая при этом новые темы?

Нельзя. Portal system полностью зависима от форума, и находится на его движке. Можно намудрить с правами чтобы обычные пользователи не видели этих тем, однако зачем это? Недаром создают раздел "новости" и там выкладывают новости.